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'존중한 만큼 기대에 부응한다' 아웃소싱 프로젝트 관리 팁
Posted by kimdirector | 2015.09.24 | Hit : 4029
아웃소싱 프로젝트 관리 업체 비즈니스
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프로젝트 관리 및 아웃소싱 전문가들이 아웃소싱 업체가 회사 안에 상주하거나 멀리 떨어져서 일할 때 어떻게 하면 이들을 효율적으로 관리할 수 있는지에 대해 조언을 공유했다.
 
이미지 출처 : Thinkstock
 
분산형 기업 솔루션을 제공하는 프뉴런(Pneuron)의 CTO 톰 파운테인은 “복잡한 기술 프로젝트 관리만으로도 충분히 어렵지만 아웃소싱은 내부 팀만 거의 경험해왔던 당신에게 수많은 스트레스들을 줄 수 있다”고 이야기했다. “흥미롭게도 아웃소싱 업체의 기술적 능력은 프로젝트를 망치는 일반적인 원인이 아니다. 그 대신 무엇이 중요한지와 어떻게 복잡한 조직들을 단합된 부서로 만들어내는지에 대한 공감대와 커뮤니케이션 부재가 문제의 원인이다”고 그는 지적했다.
 
그러면 프로젝트 리더들은 아웃소싱, 특히 국경을 넘나드는 글로벌 아웃소싱을 유지하면서도 프로젝트를 예산에 맞춰 운영해나갈 수 있을까? 다음은 전문가들이 제시한 8가지 팁이다.
 
1. 아웃소싱 업체가 고객사의 비즈니스와 목표를 이해할 수 있도록 정보를 공유하라
“이 때 끝도 없는 교육 세션과 길고 긴 문서 교환이 아니라 회사의 사업, 고객, 업무 프로세스, 사람들의 중요 요소들을 공유하는 게 필요하다”고 파운테인은 말했다. “이러한 요소들을 더 효과적으로 공유할수록 아웃소싱 업체는 고객사의 비즈니스 목표와 연결해 실질적 가치를 만들어낼 것이다”고 그는 설명했다.
 
 
2. 모두가 같은 규칙하에서 일하게 하라
법률 아웃소싱 및 기술 컨설팅 업체인 렉스이노바 테크놀로지(LexInnova Technologies)의 매니저 카필 바가이는 “항상 단계별 지침을 가진 규정을 만들라”고 조언했다. “이는 고객사가 제시한 요건을 지속적으로 적용할 수 있도록 돕는다. 잘 정립된 강력한 워크플로우는 정확성과 전체 효과를 높인다”고 그는 전했다. 이밖에 프로젝트를 간소화하고 관리하는데 도움이 될 수 있는 필수 배경 정보와 자료를 팀에 제공하는 것도 중요하다.
 
또 영어가 익숙하지 않은 팀원과 작업할 때는 서면 요건만으로 충분하지 않을 수 있다는 점을 인식해야 한다. 그러므로 가능하면 서면 커뮤니케이션에 와이어프레임, 설명과 다이어그램, 기타 시각적 보조자료를 덧붙여 원하는 바를 정확하게 전달해야 한다. 지시 사항이 구체적일수록 원하는 것을 얻을 가능성도 커진다.
 
“프로세스에는 팀의 생산성과 품질을 측정하는 추적 메카니즘이 포함돼야 한다”고 바가이는 말했다.
 
 
3. 모두의 시간대를 생각하고 존중하라, 그리고 이를 잘 활용하라
“프로젝트 업무를 담당하는 팀이 각기 다른 시간대에 있을 경우 시차를 알고 양쪽 모두에 적합한 회의시간을 잡는 게 좋다”고 바가이는 조언했다. 이어서 그는 “팀의 시간을 걱정해주면 팀이 더 열심히 일할 동기와 신뢰 수준을 높여준다”고 덧붙였다.
 
또 큰 시차를 유용하게 쓸 수도 있다. 예를 들어 프로젝트 아웃소싱 한 부분이 미국 동부보다 9시간 반 빠른 인도에 있다면 고객사는 하루 일과시간이 끝날 때 그들에게 무언가 전송하면 밤 사이 인도 직원들은 작업을 처리해서 바로 다음날 아침 결과물을 받아볼 수 있다.
 
 
4. 모두가 동일한 파일에서 일하도록 하라
글로벌 클라우드 스토리지 제공자 판주라(panzura)의 CEO 랜디 초는 “단일의 권위 있는 파일을 유지함으로써 전세계적으로 분산된 팀들이 같은 사무실에서 일하는 것처럼 만들어야 한다”고 제안했다. “이는 팀들이 다른 사람의 작업을 반복하지 않으면서 동시에 같은 파일에서 작업할 수 있게 해준다. 이는 문서의 일관성 문제가 큰 지연을 만들어내고 중요한 추가 비용을 지출하게 만드는 디자인, 소프트웨어 개발, 건축, 엔지니어링에서 특히 중요하다”고 초는 강조했다.
 
 
5. 적절한 프로젝트 관리 SW를 도입하고 모두가 이를 사용하게 하라
건설 프로젝트 관리 소프트웨어 업체인 프로코어(Procore)의 기업 전략 부회장 바셈 핸디는 “팀이 함께 작업할 수 있게 해주는 협업 소프트웨어 솔루션을 제공하라”고 말했다. 이어서 그는 “프로젝트 데이터에 대한 즉각적인 접속으로 팀 멤버들은 정보 추적에 더 적은 시간을 쓰고 생산성을 높이는데 더 많은 시간을 쓸 수 있다. 프로젝트 팀 멤버와 이해당사자들 모두 프로젝트에 대한 가시성을 가지게 되어 모두의 공감대를 형성할 수 있다”고 전했다. 
 
긱스 시카고(Geeks Chicago)의 공동창업자이자 회장 마크 터췌러는 “해외에 20명의 개발자 팀이 있는데 전체 개발 업무는 이 사무실에서 진두지휘한다”고 설명했다. “내가 광범위한 소프트웨어나 아웃소싱 관리에 대해 할 수 있는 조언은 훌륭한 소프트웨어를 쓰라는 것이다”고 그는 강조했다. “우리는 JIRA를 쓰는데 우리가 애자일 회사지만 가끔 아사나(Asana)같은 것도 되야 한다. 모든 것들이 이 소프트웨어를 통해야 하고 프로젝트 관리에 이메일을 절대 쓰지 말라”고 터췌러는 당부했다.
 
 
6. 정기적으로 정보를 동기화하라
컨설팅 업체 애질리티IO(AgilityIO)의 CEO 촉 랭 우이는 “정해진 일정대로 보고받기 전에 미리 동의를 구하라”고 말했다. “정보 동기화는 매일 혹은 일주일 단위로 이뤄질 수 있지만, 특히 다른 시간대의 아웃소싱 팀과 정보를 동기화할 때에는 시간에 신경 써야 한다”고 우이는 전했다.
 
“효과적인 커뮤니케이션, 특히 신참이나 타지 직원들과의 커뮤니케이션은 프로젝트 효율성, 생산성, 수익성을 높이는 핵심이다”고 핸디는 말했다. “당신이 구글 챗(Google Chat)이나 슬랙(Slack), 그 무엇을 이용하건 모든 프로젝트 커뮤니케이션을 한 중심점으로 모으는 것은 책임감을 높이고 모든 팀원들이 실시간으로 소통할 수 있게 해준다”고 그는 덧붙였다. 
 
 
7. 정기적으로 화상 회의를 열라
예측 분석 업체인 루미다툼(Lumidatum)의 CEO 패트릭 라이스는 “서로 얼굴을 보며 하는 커뮤니케이션(설령 온라인 방식이라 해도)은 목표와 이정표에서 팀과 단단한 관계와 공감을 형성하는데 아주 중요하다”고 말했다. “스카이프, 슬랙, 와츠앱(WhatsApp), 구글 행아웃 같은 도구들은 팀원들이 어디에 있던 간에 팀원들과 연락하고 소통하는 일을 쉽게 해준다”고 그는 강조했다.
 
 
8. 아웃소싱 업체 직원을 존중하라
해당 팀원들을 알아가는데 시간을 할애하라고 파운테인은 조언했다. “비디오 컨퍼런스나 다른 어떤 수단으로든 사람의 이름을 기억하고 그들의 동기를 파악하라. 결론은 아웃소싱을 맡은 팀을 당신이 기대하는 만큼 존중하라. 그러면 그들도 기대를 충족할 것이다”고 그는 당부했다.
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Origin http://www.ciokorea.com/news/26451
Tags 아웃소싱 프로젝트 관리 업체 비즈니스
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