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보고서의 황금룰을 찾아라…상사는 곧장 행동으로 옮길 수 있는 기획안을 원한다
Posted by kimdirector | 2017.07.14 | Hit : 4351
보고서 기획안
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보고서 작성은 직장인에게 꼭 필요한 기술이면서도 많은 사람들이 여전히 자신 없어 하는 분야이다. 기업의 전통이나 관행에 따라 보고서 작성법은 상이하며 회사별로 장단점이 있다. 하지만 좋은 보고서를 작성하는 '황금룰(golden rule)'은 반드시 존재한다. 그렇다면 우리 직장인들은 보고서 작성에 있어 어떤 원칙을 지켜야 할까.
 
좋은 보고서는 분석보다 실행에 초점을 맞춘 것이다. 보고서는 기업이 어떤 구체적 행동을 하기 위해 만드는 것이다. 따라서 행동 요소(action item)가 반드시 들어가야 한다. 현황 분석에 너무 집중하면 연구과제 성과물처럼 보인다. 또 보통의 경우 상사가 보고자보다 현황에 대해 더 잘 알고 있다. 
 

출처 게티이미지뱅크
 
따라서 현황과 관련한 부분은 배경만 간결하게 써라. 같은 맥락에서 서론, 본론, 결론 중 가장 중요한 부분은 결론이다. 결론 부분에 ‘oo한 행동을 해야 한다’는 실행 요소가 들어가기 때문이다. 결론은 인력과 시간, 자본 관련 계획과 실제로 어떤 자원이 소요되는지 등 실행과 관련한 구체적 정보도 포함해야 한다.
 
실행에 관련한 결정 및 판단을 상대방에게 미루는 보고서는 잘못된 것이다. 상사에게 기획서를 제출할 때 ‘1안의 장단점은…, 2안의 장단점은…’ 식으로 나열만 하지 말라는 뜻이다. 이런 보고서를 받으려고 했다면 애초에 상사가 작성을 지시하지 않았을 것이다.
 
 
"좋은 기획서에는 작성자의 의견이 반드시 들어간다."
 
 
훌륭한 보고서는 글의 효율성도 좋아야 한다. 사람들은 보통 글의 효과성(‘사장이 좋아할 거야’ 등)에는 신경을 많이 쓰지만 효율성에 대해서는 고민을 많이 하지 않는다. 기획의 생산성을 높이기 위해서는 글을 간단하고 역동적(active)이며 이해하기 쉽게 써야 한다.
 
 
논리적으로 잘 짜인 보고서 작성법
 
기본적으로 서론, 본론, 결론의 구조를 만들어야 한다. 그리고 글쓰기의 재료들을 논리적으로 배열하면 된다. 필자는 딸아이에게 글쓰기를 가르칠 때 글을 쓰는 것은 '벽돌쌓기'와 같다고 생각한다.
 

출처 Pixabay
 
서론부터 시작해 본론, 결론을 피라미드 모양으로 쌓아가는 것이다. 글의 재료를 같은 의미 단위로 묶어 벽돌(의미 요소)로 만드는 것이 첫걸음이다. 그리고 아래에 있는 요소를 토대로 위에 있는 요소를 도출하고 쌓아 가면 된다. 결국 서론으로부터 본론이 나오고, 본론으로부터 결론이 나오는 것이다. 결론을 먼저 도출해 본 후에 벽돌쌓기를 시작하는 것도 좋다. 앞서 말한 것처럼 결론은 구체적 행동, 즉 보고서의 목적을 담고 있다.
 

출처 DBR
 

이렇게 논리구조를 생각하고 난 후 목차를 잡으면 된다. 목차는 글의 뼈대가 되며 쓰는 동안 초점을 잃지 않게 해 준다. 하지만 나는 세부사항까지 일일이 챙기는 지나치게 완벽한 목차보다는 대략의 뼈대만 세우는 것이 더 낫다고 본다. 큰 목차만 생각에 넣고 목차 자체에 매달리지 말라. 지나치게 완벽한 목차는 생각의 범위를 한정하고 상상력에 장애가 된다.
 
 
적합한 용어를 찾는 방법
 
글을 쓰다 보면 ‘말을 만드는 것’이 어려울 때가 있다. 보고서에 적합한 용어를 선택하는 노하우에는 어떤 것이 있을까.

 

보고서 용어는 회사에서 자주 쓰는 것을 사용하는 것이 좋다. /출처 게티이미지뱅크

 

보고서는 회사의 구성원을 위한 것이다. 회사에서 자주 쓰는 단어를 미리 정리해두면 어휘 선택에 도움이 된다. 경영진 어록이나 회사의 비전(vision), 경영전략 핵심 키워드, 경영 기조 등이 정리의 대상이다. 특히 경영 기조와 키워드는 회사의 전략적 방향을 압축적으로 표현하는 것이란 점에서 의미가 있다. 보고받는 사람(경영진)의 생각이 어떤 방향을 바라보고 있는지를 담고 있다는 말이다.
 
 
글을 매끄럽게 쓰는법
 
첫째, 보고서를 수정할 때 한 문장이나 주변 문장에서 같은 단어가 중복되지 않도록 하라. 같은 단어가 반복되면 힘이 없어진다. 둘째, 불필요한 조사나 접속사를 없애라. 셋째, 글의 길이를 짧게 하라. 한 문장이 2줄을 넘지 말아야 한다. 한 문장이 3∼4줄을 넘어서면 호흡이 힘들어진다. 소리 내어 읽어봐서 호흡이 어려우면 잘못 쓴 것이다.
 
보고서 작성 시 내용을 요약하는데 어려움이 있다면 'SCR'을 기억하라. S는 현황(Situation), C는 전개(Complication), R은 결론(Resolution)이다. 결국 배경과 그에 따른 문제점, 행동 방안이나 대안이 들어가면 훌륭한 요약이 된다.

 

출처 게티이미지뱅크

 
비품이나 비용 신청 품의서 같은 것을 쓸 때 ‘목적’ 부분을 쓰기가 어려운 경우도 있다. 이러한 사무적이거나 의례적인 것 등 가치 비중이 낮은 문서를 작성할 때는 예전 자료를 참고하라. 고민하지 않아야 할 것을 고민할 필요는 없다.
직장 상사는 길이가 짧아서 임원의 빠른 의사결정을 돕는 보고서, 임원이 할 일과 왜 그 일을 해야 하는지를 알려주는 보고서를 원한다. 누구를 만나고, 어떤 일을 해야 하는지가 들어가면 더 좋다. 그리고 다른 사람이 다시 재활용할 수 있는 보고서, 즉 구성이 좋은 보고서를 만드는 것이 좋은데 이는 조직의 효율성을 높여준다.
 
마지막으로 시중에 나와 있는 샘플이나 템플릿(서식)에 지나치게 의존하지 말라. 이런 것을 보면 당장은 위기를 넘길 수는 있지만 글쓰기 능력이 늘지 않는다. 기획이란 기존에 없었던 새로운 것을 창조하는 작업이다. 자신의 논리와 창의력이 절대적으로 필요하다.

출처 프리미엄 경영 매거진 DBR 5호
필자 강효석, 김연희

Posted by kimdirector | 2017.07.14 | Hit : 4351
Origin http://blog.naver.com/businessinsight/221050405207
Tags 보고서 기획안
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