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'짧고 굵은' 생산적인 IT회의를 위한 18가지 팁
Posted by kimdirector | 2017.11.09 | Hit : 1700
IT 회의 목표
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대부분 조직에서 회의는 필수적이지만 제대로 하지 못하면 역효과를 낳을 수 있다. 회의는 제대로 하면 정보를 전달하고 해당 업무 담당자를 격려하며 참여도를 높여 조직 전반의 생산성을 올리고 목표를 명확히 하도록 한다.
 
다음은 IT업무 회의를 성공적으로 운영하는 데 필요한 몇 가지 팁이다.

 
1. 준비하라
세부 안건을 중심으로 회의를 구성하는 것이 중요하다.
안건을 정리하면 마음이 편안할 뿐 아니라 회의를 질질 끌지 않게 된다. 회의를 나누면 직원들이 정보를 받아들이기 더 쉬워진다. 관련된 모든 데이터를 내보내고 유의미한 인사이트로 바꿔 팀 전체에 전달한다.
 
 
2. 시간을 엄수하라

성공적으로 회의를 마치려면 CIO가 시간을 엄수해야 한다.
멀티타이머(Multitimer)와 포커스 키퍼(Focus Keeper)는 사용자가 여러 개의 타이머를 설정할 수 있는 훌륭한 앱이다. 사용자는 설정을 카운트다운, 스톱워치, 짧은 인터벌 등으로 정의할 수 있어 아이디어를 떠올리고 시간을 준수하는 데 유용하다.
 
안건을 만들어 팀 구성원의 참여를 유지하고 회의에서 모든 것을 다룰 수 있도록 한다. 이를 통해 직원들은 IT회의에 참여하려고 더 큰 노력을 기울이게 된다.
 
 
3. 목표를 정하라

CIO는 IT회의를 진행하는 목표를 확실하게 정하고 모든 참석자가 회의의 목적을 인지하도록 해야 한다.
대부분의 회의는 사람들의 참여가 필요하기 때문에 관리 가능한 목표를 설정하면 (회의에 따라) 팀이 기대치와 해당 주, 월, 연도의 목표를 인지할 수 있다.
 
 
4. 자신감 있게 추진하라

IT회의는 주제가 명확해야 하고 CIO에게는 자신감 있어야 한다. CIO는 효과적인 업무회의를 위해 탄탄한 관리 및 리더십 기술이 필요하다.
 
더비대학교(University of Derby)의 IT책임자 네일 윌리엄스는 “IT부서가 불균형적이었다. 주로 서비스보다는 기술 제공에 집중했다. 그 이후로 나의 리더십 및 관리기술이 발전하면서 팀이 IT시스템을 넘어 기업 전략과 혁신에 영향을 끼치게 되었다”고 밝혔다.
 
 
5. 회의 끝난 후를 관리하라

회의가 끝난 후 관리는 직원들의 목소리를 듣는데 필수적이다. 회의의 핵심 메시지를 반복하면 직원들이 업무 부하의 우선순위를 정하여 결국 팀이 목표를 달성하는 데 기여하게 된다.
 
 
6. 누가 회의에 들어오나

CIO는 회의 참석자를 고려해야 한다.
참석자는 기업의 문제와 기회를 논의할 수 있는 좋은 정보의 출처가 될 수 있다. 회의가 프로젝트에 관한 것이라면 업데이트나 변화가 관련된 직원에게만 영향을 끼친다. 이를 통해 개인들은 자신들의 역할에서 소중함을 느끼고 회의가 시간 낭비라는 생각을 하지 않을 것이다.
 
 
7. 회의 참석자 모두 집중하도록
 
회의를 운영하는 CIO의 가장 큰 과제는 장시간 팀원들의 참여를 유지하는 것이다.
논의가 주제를 벗어나고 일정이 연기되는 경우가 많다. 스토리와 비유를 활용하면 회의를 개인화하고 직원들이 회의에 전적으로 참여하도록 할 수 있다.
 
팀에 따라 질문이 회의 내에서 상호작용을 유발하여 유용한 논의를 이끌어낼 수 있다. 모든 회의에 효과가 있는 것은 아니지만, 묵묵부답 상황에 빠지지 않게 할 수 있다.
 
 
8. 토론 분위기를 조성하라

직원들과 소통하는 가장 좋은 방법은 얼굴을 보며 하는 회의에서 동료 및 임원들과 열린 토론을 제공하는 것이다.
팀 논의는 신선한 아이디어로 이어지며 직원들은 자신의 지식을 입증하거나 논의하고 싶은 문제를 제시할 개방된 장을 얻게 된다.
 
 
9. 모든 회의를 중시하라

IT회의는 목표를 정해야 한다.
문제를 신속하게 해결하고 싶을 때 1:1회의는 즉각적인 피드백을 얻는 좋은 방법이다. 이메일 그리고 슬랙(Slack)과 구글 행아웃(Google Hangouts) 등의 협업 툴은 회의를 주최하지 않고 그룹 프로젝트에 대해 소통하는 데 유용하다. 이는 팀 협업을 강화하고 아이디어를 촉진하며 프로젝트의 기한을 준수하는 데 도움이 될 수 있다.
 
 
10. 관리하라

때로는 팀원들이 IT회의를 무시할 수 있다.
한 사람의 팀원만 떠들거나 누군가가 다른 사람을 대신해 참석했다면 회의가 주제를 벗어날 수 있다. CIO는 팀과 협업해 회의 참석자들의 의제를 전달하거나 명확한 목표를 정해 관리해야 한다.
 
 
11. 호감 가는 방식으로 데이터를 제공하라
Credit: Flickr/deanharper

인포그래픽과 애니메이션 활용은 성공적인 IT회의를 위한 재미있고 창의적인 방법이다. 이는 팀 구성원들의 관심을 얻고 분위기를 밝게 하며 정보의 무게감을 덜어줄 수 있다.
 
또한 그래픽과 애니메이션은 회의 프레젠테이션 전반에서 핵심 메시지를 개진하는 좋은 방법이다.
 
 
12. 모두가 의견을 말하도록 하라

소통은 성공적인 IT회의에 필수적이다.
CIO는 아이디어를 촉진하고 팀 구성원들에게 피드백을 제공하여 모두의 의견을 들어야 한다. 이는 더 나은 비즈니스 관계를 구축하면서 긍정적인 업무 환경을 생성하는 데 도움이 될 수 있다.
 
 
13. 청중을 파악하라

IT회의는 공유된 비즈니스 목표를 위해 노력할 때 좋은 팀 구축 연습이다.
MMG(Marshall Motor Group), BMJ, RBHNHSFT(Royal Brompton and Harefield NHS Foundation Trust)는 모두 정기적으로 IT회의를 통해 협업하고 팀원들을 참여하게 하며 확실한 목표를 정하도록 돕는다.
 
청중을 파악하면 동료들과의 관계가 좋아질 수밖에 없다. 또한 팀원들에게 자신의 아이디어를 ‘납득시키고’ 성공적인 IT회의를 달성하는 더욱 효과적인 방법이다.
 
 
14. 짧고 정확하게 하라
Credit: Timer/jessicadlfogglo

회의를 질질 끄는 것은 최악이다. 직원들의 지루함을 달래주는 방법은 설정 타이머를 활용하고 각 회의 사항이나 섹션의 시간을 준수하는 것이다.
 
회의 마지막에 주요 사항을 정리하면 직원들은 자신들이 정한 것을 달성했다고 느끼며 다음에 무엇을 해야 할지 알게 된다.
 
 
15. 멀티미디어를 활용하라
Credit: Multimedia devices/lilygarnier

연례 회의는 데이터가 많을 수 있기 때문에 비디오, 이미지, 슬라이드쇼를 활용하면 회의가 활기를 띠게 된다.
다양한 회의 스타일과 미디어 형태를 실험하면 직원들의 참여도가 상승할 뿐 아니라 사람들이 더 많은 의견을 소통하도록 할 수 있다.
 
 
16. 기록하라

모든 구성원은 IT회의에 참석할 때 적어야 한다.
원더리스트(Wunderlist)와 에버노트(Evernote)는 메모 기능을 제공하는 협업 앱이다.
 
이런 무료 툴을 통해 사용자는 할 일 목록을 생성하고 업무 일정 정리를 위해 알리미와 기한을 설정할 수 있다. 또한 사용자는 클라우드를 통해 메모를 공유할 수 있어 정보를 유지하고 과업의 우선순위를 설정하며 결국 시간을 절약하는 데 유용하다.
 
회의록은 회의를 기록하는 데 유용하며 목표, 목적, 논의를 포함해야 한다. 이는 IT위기를 방지하기 위해 조기에 조처함으로써 미래의 프로젝트에 유용할 수 있다.
 
 
17. 너무 사무적인 회의 방식은 피하라

답답하고 과도하게 사무적인 회의 접근방식은 절대로 성공할 수 없다. 팀원들과 소통해 회의를 분리해야 하며 멀티미디어 활용은 팀원들이 집중하고 다음 IT회의를 두려워하지 않도록 하는 데 도움이 된다.
 
더욱 편안한 접근방식을 취하면 직원들이 조용히 앉아서(지루함을 느끼며) 파워포인트를 보는 대신에 논의에 참여하고 아이디어를 제시할 것이다.
 
 
18. 칭찬하라

Credit: Praise/carolrowe

CIO는 긍정적인 자세로 IT회의를 시작하고 마무리 지어야 한다. 특정 팀 구성원이 설정된 목표에 도달하거나 문제를 해결할 때 칭찬하면 그들이 자신의 역할에서 인정받고 있음을 보여주고 다른 사람들의 생산성에 대해 동기를 부여하는 데도 도움이 될 수 있다.
 
 
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